上海宋庆龄基金会 出国(境)经费、车辆购置及运行费用、招待费用、差旅费标准
2019-01-01


第一部分 出国(境)经费标准

随着上海宋庆龄基金会(以下简称:本基金会)业务规模的不断扩大,对外交往活动日益频繁,因公出国(境)的团组和人员相应增多。为进一步加强因公出国(境)管理,根据《关于进一步加强因公出国(境)管理的意见的通知》精神,结合本基金会的实际情况,制定以下管理办法:

第一条 因公出国(境)的原则

一、未经批准,任何部门不得擅自出访,个人不得私自接受邀请,或以组团方式。

二、凡申请因公出境的必须持有境外组织的邀请信函,或学术交流会议通知、合作项目书(合同)等正式的书面文件。

三、凡因公出境必须执行报批申请程序,一律按本规定的《因公出境任务申请报告》按计划程序执行。

四、对行前商定的公务活动要周密安排准备,不得随意更改、取消。

五、出国人员在国外原则上不赠送礼品和宴请。

第二条 审批流程

一、申请出国人员应事前将邀请函、行程安排或会议相关资料呈报秘书长办公会议批准。

二、出国人员回国报销费用时,按财务部门相关规定执行。

三、出国人员在回国后应递交出国小结,与本基金会其他工作人员分享出国心得。

第三条 经费标准

一、国际差旅费标准参照财行〔2013〕516号《因公临时出国经费管理办法》执行(另附详细表)。

二、本标准如涉及专职人员是国家公务员,则该人员的费用和报销标准参照现行国家公务员相关规定执行,所涉及的费用由公务员的上级领导批准。

三、公杂费包括除了住宿费及伙食费、交通费以外的一切费用。

 

第二部分 车辆购置及运行费用标准

第一章  总则

第一条 目的

为了进一步完善本基金会车辆管理,规范车辆报废与购置行为,保障本基金会各项工作顺利开展,提高基金会车辆有效使用,节约车辆费用开支,使本基金会公务车辆管理规范化、制度化,特制定本办法。

第二条 本制度适用于公务车辆:小轿车、商务车等。

 

第二章  报废及购置

第三条 车辆报废标准

一、正常报废标准:轿车累计行驶达60万公里;

二、非正常报废标准:

(一)因各种原因造成车辆严重损坏、 原车车型被淘汰,已无配件来源的,造成车辆无法修复的;
    (二)汽车经长期使用,耗油量超过国家定型车出厂标准规定值百分之十五的;
    (三)采用排气污染控制技术后,排放污染物仍超过国家规定的汽车排放标准;
    (四)因特殊情况需报废,经由定点维修企业出具车况证明并由分管领导召集相关部门现场认证取得共识。

第四条 车辆报废程序

由运营管理部行政总监、财务总监审核形成书面意见后,报秘书长审批,经秘书长办公会议决议同意后,按相关要求进行车辆报废。

第五条 车辆购置标准
    参照上海市财政局政府采购车辆目录,原则上应配备国产小汽车,严禁购买进口车。

第六条 需购置新车辆的,应根据实际工作需要和财务资金安排情况,按规定程序报批,进行配备。

第七条 车辆购置程序

车辆购置时,首先须填写《车辆购置申请表》,由运营管理部行政总监、财务总监审核同意后,报秘书长审批,秘书长办公会议决议通过,并按相关部门规定进行购置。

第八条  凡不按规定进行车辆报废、购置的,将依照有关规定处理。

 

第三章  车辆的管理

第八条 运营管理部管理日常运行车辆工作。车辆主要为开展各项行政、业务服务,按照轻重缓急的原则调度安排,车辆由运营管理部统一调度和维修管理。

第九条 车辆使用范围

一、本基金会领导及因公办事人员到市内、各区各县公务,可以使用车辆。

二、外地重要来宾和有关单位的来宾,其用车由运营管理部统一安排。

三、外单位借用本基金会车辆,须报秘书长批准后方可借出。但车辆必须由本基金会司机驾驶,借用期间所用的燃料(汽油、柴油)、车辆的正常维护、保养、修理、违章和交通事故的处理,以及所发生的费用由借用方全部承担。司机不得私自借出车辆,否则后果自负。

第十条 车辆的管理

一、每天下班后和节假日,除领导用车外,其他车辆必须停放在指定位置,因故确需在其它地方停放,须报运营管理部行政总监批准。非工作时间司机不得独自开空车回家。

二、司机不经批准,不准擅自调换车辆,更不准将车辆交其他人员使用。

三、司机因故请假,应将车辆钥匙交回运营管理部行政负责人。

四、司机应加强业务学习和培训,严格按机动车操作规范驾驶车辆,严禁违规驾驶车辆。

五、司机在车内禁止吸烟。

第十一条 车辆加油和路桥费管理

一、市内加油必须到指定的加油站凭油本加油,专车专用,严禁为其它车辆加油,确因特殊情况须在指定加油站以外加油的,须经运营管理部行政总监同意,并开具正规的发票;出车在外地加油,应根据需要酌量加油,并开具正规发票。

二、司机出车所产生的过路费、过桥费、停车费等费用报销附派车单,长途出车费用报销要求一趟一报,原则上报销的票据只包括过路费、油费、停车费,过路费按其经过的收费站计算,油费按实际加油量计算,确因特殊情况需要报销的住宿费、餐费须有关基金会领导同意,否则,此类票据一律不予报销。

第十二条 安全管理

一、司机出车必须证照齐全,严禁无证驾驶。

二、出车前司机必须对车辆进行例行检查,车辆是否完好,状态是否正常,若有问题,应立即报修。严禁开带病车。

三、行车中,如发现车辆故障,应立即停车检查,排除故障后方可继续行驶。对处理不了的,应立即送修,同时报告运营管理部,严禁带病行驶。

四、行车时,司机必须严格遵守交通规则,严禁违章、违规行驶。

五、司机严禁酒后开车。如因酒驾(或醉酒)驾车发生事故及其他事件,责任和费用由驾驶员全部承担,并调离原岗位,醉酒涉及刑事案件的依法处理。

六、司机必须定期参加安全学习,提高安全意识。

第十三条 车辆的保养和维修管理

一、司机要爱护、保养车辆,保持车容整洁,车况良好。建立车辆保养档案(一车一档案),定期保养与维修,延长车辆使用寿命。

二、实行车辆定点修理和保养,需正常修理和保养的车辆,由司机写出申请,报运营管理部行政总监审批

三、车辆发生事故维修,应及时联系车辆管理员及保险公司,并到保险公司指定修理点尽早修理,不要耽误正常工作,修理费先由司机垫付或据保险公司事故受理单向本基金会借款支付,待本基金会收到理赔款后由司机领款或冲账。

第十四条 司机行车补助

正常工作时间以外出车,司机每次行车补贴50.00元,每天不超过100元。除特殊原因,需经部门领导同意后予以报销补助。补助金额列入工资总额中。

 

第三部分 招待费用标准

第一条 制定目的

为加强本基金会各部门业务招待费用开支的管理,本着合理开支,节俭的原则,保证基金会对外业务的正常开展,创造良好的环境,现结合本基金会具体情况,制定本制度。

第二条 适用范围

一、合作单位考察、指导、调研、参观;

二、本基金会接待的海外理事、捐赠人、理事、合作伙伴等;

三、受本基金会业务相关部门安排来访的人员。

第三条 招待费用的开支范围

主要指本基金会对外接待发生的餐饮费、住宿费、交通费等费用支出。

第四条 招待费用列支标准

一、部门单次招待费用标准上限不超过100元/位,合计总额不超过1000元, 并由各部总监审核,最终由副秘书长审核批准。

二、总监以上单次招待费用标准上限不超过150元/位,合计总额最高不超过2000元, 最终由(副)秘书长审核批准。

三、如有超出标准的特殊招待事项,应事前向秘书长申请审核同意后,副秘书长方能批准。

第五条 陪同人员数量

陪同人员人数根据实际工作需要参与,如有特殊接待情况,应事前向本基金会秘书长申请同意。

第六条 招待场所及内容规定

以就近原则接待来访人员。

第七条 招待费用的审批权限

一、各部的招待费用,由副秘书长负责审批。

二、报销业务招待费用应使用合法的票据,否则不予报销。

第八条 本基金会员工在外出差,出差期间的招待费用应事前预计并完成审批手续,如发生未能预计的招待费用或特殊的招待费用,应在接待之前与具有审批权限的人员进行电话沟通,得到口头同意后方可进行,事后应补办相应的审批手续。

第九条 人员的招待费用在报销时,先由其本部门总监或副秘书长审核,再由财务部门复审,最后报副秘书长或秘书长审批。

 

                        第四部分 差旅费用标准

第一条 总则

按照《慈善法》“遵循管理费用最必要原则,厉行节约,减少不必要的开支”。

本标准适用于本基金会聘用的社会用工的工作人员国内出差差旅费管理办法。

第二条 差旅费是指本基金会聘用的社会用工的工作人员出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

第三条 除项目以外的和本基金会有业务活动往来相关人员国内出差差旅费也按照本标准执行。

第四条 费用包括城市间交通费、住宿费和市内交通费,以接待费列支。

第五条 出差必须事先填报出差申请(附表一),按规定报秘书长,秘书长以上的人员报副理事长批准。

    第六条 交通工具

一、本基金会按以下标准支付出差人员乘坐交通工具的费用,标准见下表:

 

1、交通工具

类别

 

火车(含高铁、动车、全列软席列车)、轮船(不包括旅游船)

飞机

其他交通工具(不包括出租小汽车)

2、理事长及

副理事长

火车软席(软座、软卧),高铁/动车商务座,全列软席列车一等软座

一等舱

商务舱

凭据报销

3、副秘书长以上

火车软席(软座、软卧),高铁/动车一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

经济舱

凭据报销

4、其余人员

火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座

三等舱

经济舱

凭据报销

二、本基金会按照《慈善法》的要求, “遵循管理费用最必要原则,厉行节约,减少不必要的开支”,到出差目的地有多种交通工具可选择时,在确保安全的前提下,应当选乘经济便捷的交通工具。

三、出差人员由单位统一购买交通意外保险的,不再重复购买保险。

第七条 住宿费

一、住宿费是指本基金会聘用的社会用工的工作人员及其相关人员出差期间入住发生的房租费用,标准见下表:

人员

住宿费标准(元/人民币)  

理事长和副理事长

副秘书长以上

其余人员

标准

600-1100元/人民币

300-650元/人民币

230-500元/人民币

二、出差人员应当在交通费、住宿费标准限额内,予以报销。

三、如遇以下特殊情况,超过标准,须经秘书长(秘书长以上人员需经理事长)审批同意后,予以报销。

四、参加国际研讨会,主办方指定宾馆。

五、陪同捐赠人赴项目地考察,应捐赠者邀请的陪同人员必须与捐赠者入住同一宾馆。

第八条 伙食补助费标准

一、伙食补助费是指基金会聘用的社会用工的工作人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。

二、伙食补助费按出差自然(日历)天数计算,每人每天100元,按规定标准包干使用。

三、凡由接待单位统一安排用餐的,不得再报销。

第九条 其他

一、工作人员外出参加会议、培训,举办单位统一安排食宿的,会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支;往返会议、培训地点的差旅费用由所在单位按照规定报销。

二、出差过程中因业务需要使用招待费用应先征得秘书长或分管副秘书长同意,填写申请单并经相关领导核准,签署意见后财务部方可审核报销。

三、接待客户、洽谈业务所需购买礼品费用,不属差费报销范围,需单独审批报销。

第十条 特别事项

一、凡与原出差申请单所规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费用不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线,增加天数、人数、改乘交通工具需经上一级领导签署意见后方可报销。

二、出差人员由接待单位提供食宿的,一律不予报销食宿费。

三、出差人员因安排不当,延误航班、车次所产生的退票费由其本人承担,若是领导指示改变出行计划或其他突发事项需由上级领导签字证明,方可报销。

四、其他特别事项需经其出差审批领导特批后报销。

五、本标准实施如涉及国家公务员,则该人员的费用和报销标准参照现行国家公务员相关规定执行,所涉及的费用由公务员的上一级领导批准。

 

 

上海宋庆龄基金会

2018年12月制定